Qué Hacer Cuando Fallece un Familiar: Trámites, Certificado de Últimas Voluntades y Seguros en Cádiz

Acaba de perder a un familiar y, en mitad del duelo, empiezan a llegar papeles, preguntas y plazos: la funeraria le pide documentos, el banco bloquea las cuentas y alguien en la familia pregunta si había testamento o un seguro de vida. Saber qué hacer cuando fallece un familiar evita errores que luego cuesta mucho deshacer. En este artículo le explicamos, en el orden en que se presentan en la práctica, los trámites de las primeras semanas: el certificado médico y la inscripción de la defunción en el Registro Civil, el certificado de últimas voluntades, el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, la copia del testamento y las primeras decisiones sobre cuentas, deudas y plazos. Todo ello pensado para familias de la provincia de Cádiz, desde la Bahía hasta el Campo de Gibraltar y la Sierra, y apoyado en la normativa vigente.

Qué hacer cuando fallece un familiar: el orden de los trámites en las primeras semanas

Los trámites que siguen a un fallecimiento no son muchos, pero tienen un orden lógico y algunos no pueden hacerse hasta que pasa cierto tiempo. Primero hay que dejar constancia oficial de la muerte, lo que exige un certificado médico y la inscripción de la defunción en el Registro Civil. Después, con el certificado de defunción en la mano, se averigua si la persona fallecida había otorgado testamento y si tenía contratado algún seguro para caso de fallecimiento. Solo entonces se sabe quiénes son los herederos y qué hay que reclamar.

En los primeros días se mezclan gestiones de naturaleza muy distinta: las del entierro o la incineración, las de la herencia y las que afectan a prestaciones o contratos del fallecido. La ley civil fija además un punto de partida para todo lo sucesorio: el artículo 657 del Código Civil dispone que los derechos a la sucesión de una persona se transmiten desde el momento de su muerte. Desde ese instante empiezan a contar los plazos fiscales y se abre la herencia, aunque todavía nadie la haya aceptado.

La tabla siguiente resume la secuencia habitual. En los apartados posteriores desarrollamos cada paso, qué documento se obtiene, quién puede pedirlo y en qué momento.

Las primeras horas: el certificado médico de defunción

El primer documento que se genera es el certificado médico de defunción. Lo firma el facultativo que constata el fallecimiento y es imprescindible para todo lo demás, porque sin él no puede practicarse la inscripción en el Registro Civil. Si la muerte se produce en un hospital, por ejemplo en el Hospital Universitario de Puerto Real o en el Puerta del Mar de Cádiz, el propio centro se ocupa de este paso. Si se produce en el domicilio, hay que avisar a los servicios sanitarios para que un médico certifique la defunción.

La Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, regula quién está obligado a promover la inscripción de la defunción. Su artículo 63 menciona, entre otros, a la dirección del centro sanitario donde se produzca el fallecimiento, al personal médico que lo certifica cuando ocurre fuera de él y a los parientes del difunto o la persona a quien estos autoricen.

Cuando el fallecimiento se produce en un centro sanitario, el artículo 64 de la misma ley obliga a su dirección a comunicarlo a la Oficina del Registro Civil competente y al Instituto Nacional de Estadística por medios electrónicos, remitiendo el formulario oficial cumplimentado y el certificado médico firmado. Esto simplifica mucho la tarea de la familia. Si ha contratado una funeraria, pregúntele desde el primer momento qué gestiones documentales asume ella y cuáles le corresponden a usted, para que nada quede sin hacer ni se haga dos veces.

La inscripción de la defunción en el Registro Civil y el certificado de defunción

La inscripción de la defunción es obligatoria y es la que da fe oficial de la muerte, de su fecha, hora y lugar y de la identidad de la persona fallecida. El artículo 62 de la Ley del Registro Civil establece que se practica en virtud de declaración documentada en el formulario oficial, acompañada del certificado médico, y añade lo que ocurre a continuación:

Sin la licencia que expide el Registro Civil tras la inscripción no puede celebrarse el entierro ni la incineración, y desde ese momento puede obtenerse el certificado de defunción, que le pedirán en casi todas las gestiones posteriores: el Ministerio de Justicia para los certificados de últimas voluntades y de seguros, el notario, el banco, la aseguradora, la Seguridad Social o la Agencia Tributaria de Andalucía.

Qué es el certificado de últimas voluntades y para qué sirve

El certificado de últimas voluntades, que oficialmente se llama certificado de actos de última voluntad, es el documento que acredita si una persona ha otorgado testamento y ante qué notario o notarios. Así lo describe el propio Ministerio de Justicia, que añade que con él las personas a quienes pueda corresponder algún derecho hereditario pueden dirigirse al notario autorizante del último testamento y obtener una copia autorizada, y que se precisa para la realización de cualquier acto sucesorio.

Este certificado se expide a partir del Registro General de Actos de Última Voluntad, regulado en el anexo segundo del Reglamento de la organización y régimen del Notariado, aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944. Según el artículo 3 de ese anexo, en el Registro se toma razón, entre otros actos, de los testamentos abiertos, de los cerrados y de sus revocaciones, de la protocolización de los ológrafos y de los otorgados en el extranjero cuando se deja constancia ante el agente diplomático o consular de España.

La utilidad del certificado es doble. Si es positivo, le dice qué notario autorizó el último testamento, que es el que, en principio, rige la herencia, porque, según el artículo 739 del Código Civil, el testamento anterior queda revocado de derecho por el posterior perfecto si el testador no expresa en este su voluntad de que aquel subsista en todo o en parte. Si es negativo, le indica que no consta ningún testamento registrado y que, con toda probabilidad, habrá que acudir a la sucesión intestada. En ambos casos es el documento que abre la puerta a los pasos siguientes.

Conviene tener presente una limitación: el certificado refleja lo que consta en el Registro. Un testamento ológrafo, escrito de puño y letra por el testador, que nunca se llevó a un notario ni se protocolizó, no aparecerá. Por eso, además de pedir el certificado, merece la pena revisar con calma los papeles personales del fallecido y preguntar a las personas de su confianza si dejó algún documento de ese tipo.

Cuándo puede pedirse el certificado de últimas voluntades

No puede solicitarse al día siguiente del fallecimiento. El artículo 5 del anexo segundo del Reglamento Notarial establece que, fallecida una persona, cualquiera puede pedir la certificación de sus actos de última voluntad siempre que se acredite el fallecimiento con documento fehaciente y hayan transcurrido quince días desde la fecha de la defunción. En vida, en cambio, solo puede obtenerlo el propio otorgante o un mandatario con poder especial otorgado ante notario.

La sede electrónica del Ministerio de Justicia concreta ese plazo de espera en su información sobre el trámite: indica que la solicitud no podrá presentarse hasta transcurridos 15 días hábiles desde la fecha del fallecimiento. Como es el Ministerio quien tramita la petición, lo prudente es atenerse a este cómputo en días hábiles y no presentar la solicitud antes, porque el sistema no la admitirá.

Cómo se solicita el certificado de últimas voluntades: vía electrónica, presencial o por correo

La vía más cómoda es la electrónica, a través de la sede del Ministerio de Justicia. Se rellena un formulario con los datos de la persona fallecida y el sistema comprueba por medios telemáticos la inscripción de la defunción. Si la información está disponible en línea, la solicitud puede completarse. Durante el proceso hay que pagar telemáticamente la tasa 006 a través de la pasarela de pagos de la Agencia Tributaria para tasas administrativas, y al final se obtiene un justificante con un número de solicitud que conviene guardar.

Ese número es el que permite, más adelante, consultar el estado de la petición y descargar el certificado en formato electrónico cuando esté disponible. La sede advierte de que, una vez el certificado esté listo, se dispone de 90 días naturales para descargarlo; pasado ese plazo, habría que volver a solicitarlo. Si se indica una dirección de correo electrónico en el formulario, el Ministerio avisa cuando está listo.

La vía electrónica tiene límites. Según la propia sede, solo puede utilizarse si la fecha del fallecimiento es posterior al 2 de abril de 2009 y la inscripción de la defunción puede localizarse en línea con los requisitos que allí se indican. En otro caso hay que acudir a la solicitud presencial o por correo postal, para la que es necesario el formulario 790, que se descarga desde la misma sede y que no debe fotocopiarse porque lleva un código numérico único para cada solicitud. En estas solicitudes debe acompañarse el certificado literal de defunción.

El artículo 7 del anexo segundo del Reglamento Notarial recoge los datos que deben consignarse como indispensables en la petición: el nombre y apellidos del causante, el pueblo de su naturaleza, los nombres de los padres y la fecha del fallecimiento, acreditando esos extremos con el certificado de la inscripción de defunción. Tenga esos datos a mano antes de empezar.

Con el certificado en la mano: cómo obtener la copia del testamento

Si el certificado de últimas voluntades es positivo, el siguiente paso es dirigirse a la notaría que figura como autorizante del último testamento para pedir una copia autorizada. No cualquier persona puede obtenerla. El Reglamento Notarial delimita quién tiene derecho a ella en estos términos:

Para pedir la copia, es previsible que la notaría le solicite el certificado de defunción, el certificado de últimas voluntades y su documento de identidad, y comprobará que usted está en alguno de los supuestos del precepto. Si el notario que autorizó el testamento se ha jubilado o ha cambiado de plaza, su protocolo lo custodia otro notario, y la propia notaría o el Colegio Notarial podrán indicarle dónde se encuentra.

El mismo artículo añade que las copias de testamentos revocados solo pueden expedirse a los efectos limitados de acreditar su contenido, dejando constancia expresa de su falta de vigor. Por eso importa localizar el último testamento: es el que manda. Cuando el certificado muestra varios testamentos, el orden de fechas es decisivo y conviene revisar su contenido con un profesional antes de dar pasos que comprometan a la familia.

Si el certificado de últimas voluntades es negativo

Cuando el certificado indica que no consta ningún acto de última voluntad, la herencia se regirá, salvo que aparezca un testamento ológrafo no registrado, por las reglas de la sucesión intestada del Código Civil. En ese caso, antes de repartir nada, hay que obtener una declaración que determine formalmente quiénes son los herederos. Ese trámite tiene su propio procedimiento, sus testigos y sus plazos, y lo explicamos con detalle en nuestra guía sobre la herencia sin testamento y la declaración de herederos en Cádiz.

El certificado negativo es la base de ese procedimiento, así que guárdelo con el de defunción. Y no descarte sin más la existencia de un testamento: si el fallecido otorgó testamento en el extranjero ante una autoridad de otro país sin dejar constancia en un consulado español, o si dejó un testamento ológrafo en casa, esos documentos pueden no aparecer en el Registro General.

Si aparece un testamento ológrafo, no lo destruya ni lo altere de ningún modo. El artículo 689 del Código Civil exige que el testamento ológrafo se protocolice, presentándolo ante notario en los cinco años siguientes al fallecimiento del testador, y cualquier manipulación del documento puede tener consecuencias graves para quien la haga. Llévelo tal cual a un profesional y no deje pasar el tiempo.

El certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento

Junto al certificado de últimas voluntades existe otro que con frecuencia se olvida y que puede tener mucho valor económico: el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Lo creó la Ley 20/2005, de 14 de noviembre, cuyo artículo 2 explica su finalidad: suministrar la información necesaria para que pueda conocerse por los posibles interesados, con la mayor brevedad posible, si una persona fallecida tenía contratado un seguro para caso de fallecimiento y con qué entidad, a fin de que los posibles beneficiarios puedan dirigirse a ella y, en su caso, reclamar la prestación.

Según el artículo 4 de esa ley, los contratos que deben figurar en el Registro son los seguros de vida con cobertura de fallecimiento y los seguros de accidentes que cubran la muerte del asegurado, tanto si son pólizas individuales como colectivas. Esto incluye, por ejemplo, los seguros de vida vinculados a un préstamo hipotecario o las pólizas colectivas de accidentes que algunas empresas o convenios contratan para su plantilla.

La ley excluye del Registro los seguros que instrumentan compromisos por pensiones de las empresas, aquellos en que coinciden tomador y beneficiario y los suscritos por determinadas mutualidades de previsión social. Si sospecha que existe una póliza así, búsquela en la documentación del fallecido, en sus extractos bancarios o en su empresa.

El acceso al Registro está sujeto a las mismas cautelas temporales que el de últimas voluntades:

La gestión de este Registro se lleva, según el artículo 3 de la ley, en el propio Registro General de Actos de Última Voluntad, dependiente del Ministerio de Justicia. Por eso es habitual solicitar ambos certificados al mismo tiempo, siguiendo las indicaciones que ofrece la sede electrónica del Ministerio para cada trámite.

Qué dice el certificado de seguros y qué hacer después

El artículo 7 de la Ley 20/2005 establece que el Registro emite un certificado en el que consta en qué contratos vigentes figuraba como asegurada la persona fallecida y con qué entidad aseguradora; si no figuraba en ninguno, se hace constar expresamente. Con ese certificado, el interesado puede dirigirse a cada aseguradora para saber si es beneficiario. Si no lo es, la entidad se limita a comunicárselo, sin darle ninguna otra información.

El certificado no dice quién es el beneficiario ni cuánto cubre la póliza. Los datos de cada seguro permanecen en el Registro durante cinco años desde la fecha de la defunción, aunque se cancelan antes si la aseguradora comunica que ya ha pagado la prestación. No lo apure: cada póliza tiene sus propias condiciones para comunicar el siniestro.

Hay otra cuestión que sorprende a muchas familias. El capital de un seguro de vida no se reparte como el resto de los bienes de la herencia: el artículo 88 de la Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro, dispone que la prestación del asegurador debe entregarse al beneficiario, en cumplimiento del contrato, aun contra las reclamaciones de los herederos legítimos y de los acreedores de cualquier clase del tomador.

Eso no significa que la cantidad cobrada quede fuera de toda obligación fiscal. El artículo 67 del Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones incluye expresamente a los beneficiarios de contratos de seguro de vida entre quienes deben presentar la declaración en el plazo de seis meses desde el fallecimiento. Y si el seguro estaba vinculado a un préstamo, revise quién figura como beneficiario en la póliza, porque puede ser la propia entidad prestamista, con la consiguiente repercusión en las deudas de la herencia.

Deudas del fallecido: por qué no conviene precipitarse

Uno de los errores más frecuentes de las primeras semanas es actuar como heredero antes de saber qué hay en la herencia. Recibir una herencia no es solo recibir bienes: también se reciben las deudas. Y la ley permite entender aceptada la herencia no solo cuando se declara expresamente, sino también por la conducta de los llamados a ella:

El mismo artículo añade que los actos de mera conservación o administración provisional no implican aceptación si con ellos no se ha tomado el título o la cualidad de heredero. Vender el coche del fallecido, disponer de su dinero para fines propios o repartir sus bienes puede interpretarse como aceptación pura y simple, con la consecuencia de responder de las deudas también con el propio patrimonio.

Si hay dudas sobre la solvencia del fallecido, porque tenía préstamos, tarjetas, avales o una actividad como autónomo, el Código Civil ofrece herramientas. Su artículo 1010 permite a todo heredero aceptar la herencia a beneficio de inventario, aunque el testador se lo haya prohibido, y también pedir la formación de inventario antes de aceptar o repudiar, para deliberar. Según el artículo 1011, la declaración de hacer uso del beneficio de inventario debe hacerse ante notario. Los plazos y el procedimiento los desarrollamos en nuestro artículo sobre la aceptación de la herencia a beneficio de inventario.

Pensión de viudedad, impuesto de sucesiones y otros plazos que empiezan a correr

El fallecimiento abre también posibles derechos frente a la Seguridad Social. Si el fallecido estaba casado o constituía una pareja de hecho, el superviviente puede tener derecho a una pensión de viudedad, que se solicita ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social y cuyos requisitos dependen de cada situación familiar y de cotización.

En el plano fiscal, el artículo 67 del Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones fija un plazo de seis meses desde el día del fallecimiento para presentar las declaraciones de las adquisiciones por causa de muerte, y su artículo 68 permite pedir una prórroga por un plazo igual, siempre que se solicite dentro de los cinco primeros meses. En Andalucía el impuesto se gestiona ante la Agencia Tributaria de Andalucía. Cómo se calcula, qué bonificaciones existen y qué ocurre si se presenta tarde lo explicamos en nuestra guía completa de herencias en Cádiz para herederos.

Ese plazo corre desde el fallecimiento, no desde que la familia tiene el testamento o la declaración de herederos. Si la documentación se retrasa, el margen se estrecha, y conviene valorar a tiempo si hace falta la prórroga.

La documentación que conviene reunir desde el principio

En las primeras semanas conviene formar una carpeta, física o digital, con los certificados de defunción, de últimas voluntades y de contratos de seguros, la copia autorizada del testamento o, en su defecto, la documentación para la declaración de herederos, el documento de identidad del fallecido y de los herederos, y el libro de familia o los certificados que acrediten el parentesco.

A esa carpeta se añaden las escrituras de los inmuebles y los recibos del impuesto sobre bienes inmuebles, la documentación de los vehículos, los certificados de saldos y posiciones de cada entidad financiera a la fecha del fallecimiento (tenga en cuenta que el banco suele bloquear las cuentas hasta recibir la documentación sucesoria y la acreditación del impuesto, porque el artículo 8 de la Ley 29/1987 le hace subsidiariamente responsable del pago si entrega el saldo sin esas cautelas), las pólizas de seguros que se localicen y cualquier documento sobre deudas: préstamos, tarjetas, avales o requerimientos de pago recibidos. Con todo ello puede hacerse un primer inventario del activo y del pasivo, que es lo que permite decidir con fundamento.

Si parte del patrimonio está fuera del municipio de residencia del fallecido, por ejemplo una casa en la Sierra, una vivienda de verano en Conil o Rota o una finca en la campiña de Jerez, localice desde el principio dónde está cada bien: cada inmueble tendrá su Registro de la Propiedad y su Ayuntamiento a efectos de la plusvalía municipal.

Cómo le acompañamos en los trámites tras el fallecimiento de un familiar en Cádiz

La mayoría de estos trámites puede hacerlos la propia familia. Pero hay decisiones difíciles de corregir: cuando aparecen deudas, cuando hay varios testamentos o uno ológrafo, cuando los herederos no se entienden o cuando se acerca el plazo del impuesto sin la documentación completa.

En esos casos, contar con un abogado de herencias y testamentos en Cádiz le permite ordenar los pasos, solicitar los certificados en el momento oportuno, revisar el testamento, valorar si conviene aceptar a beneficio de inventario y coordinar la actuación con la notaría y con la Agencia Tributaria de Andalucía. Atendemos a familias de Puerto Real, Cádiz, San Fernando, El Puerto de Santa María, Jerez, Chiclana, Algeciras y el resto de la provincia.

Cuando la herencia viene precedida de donaciones en vida o hay que valorar su efecto en el reparto y en la fiscalidad, también le asesoramos a través de nuestro servicio de abogados de herencias y donaciones en Cádiz, para que las decisiones de las primeras semanas encajen con lo que vendrá después.

Preguntas Frecuentes sobre Qué Hacer Cuando Fallece un Familiar